Respuesta corta
Un empleado de IA para contadores persigue a los clientes por los documentos que faltan, les recuerda las fechas de la DIAN según su calendario, ordena lo que reciben por WhatsApp y correo, y cobra honorarios. No firma ni presenta declaraciones: eso sigue siendo suyo. Desde $875.000 al mes.
El cuello de botella no es la contabilidad, es el cliente
Octubre y los meses de declaración de renta se repiten cada año con la misma escena: usted tiene el borrador casi listo y le falta el certificado de ingresos y retenciones, el extracto de una cuenta y la factura de un gasto deducible. Escribe tres veces al cliente, y el cliente responde con una foto torcida a las 11 de la noche.
Ese ir y venir consume más horas que el trabajo técnico. Y no se trata de calcular impuestos, sino de recolectar, ordenar, recordar y cobrar. Eso es lo que un empleado de IA hace bien.
Qué hace por su firma
- Recolección de documentos. Pide a cada cliente la lista de lo que falta, recibe fotos, PDF y correos, los nombra y los archiva en la carpeta correcta.
- Fechas de la DIAN. Usted le dice qué obligaciones tiene cada cliente (renta, IVA bimestral o cuatrimestral, retención en la fuente, información exógena) y las fechas según el calendario vigente. Oraculo recuerda a cada cliente con anticipación y le avisa a usted de quién no ha entregado.
- Lectura de soportes. Lee la foto de una factura o un extracto y extrae fecha, valor y tercero para que usted lo revise.
- Cobro de honorarios. Envía recordatorios de pago y enlaces de pago, sin que usted tenga que incomodar al cliente.
- Atención a preguntas simples. «¿Ya presentaron mi declaración?», «¿qué necesito llevar?», «¿cuánto me cobran este mes?».
Importante: Oraculo no hace facturación electrónica ni presenta nada ante la DIAN. Recuerda, recoge, ordena y avisa. La presentación, la firma y la responsabilidad profesional siguen siendo suyas.
Un caso concreto: el cliente que nunca entrega
Usted le escribe a Oraculo por WhatsApp:
Oraculo escribe a don Hernán con la lista exacta, en un tono respetuoso, y le deja claro hasta cuándo necesita el documento. Cuando él envía las fotos, las guarda en la carpeta del cliente y le avisa a usted. Si el viernes no hay nada, le entrega la tarea a usted en vez de seguir insistiendo: a veces conviene una llamada humana.
Qué hace la IA y qué conserva usted
| Tarea | Quién | Observación |
|---|---|---|
| Pedir y recordar documentos | Oraculo | Con la lista que usted defina por cliente |
| Ordenar y renombrar soportes | Oraculo | Usted revisa lo que importa |
| Avisar fechas de obligaciones | Oraculo | Basado en su calendario; confirme siempre con la norma vigente |
| Criterio contable y tributario | Usted | Es su responsabilidad profesional |
| Firmar y presentar declaraciones | Usted | Oraculo no lo hace |
| Cobrar honorarios | Oraculo con su autorización | Con recordatorios y enlace de pago |
| Conversar con un cliente con una sanción o un requerimiento | Usted | Es un tema delicado |
Herramientas que ya usa
Si usted lleva la contabilidad en Siigo o Alegra, Oraculo puede conectarse a ellos; para plataformas sin API puede iniciar sesión desde su propio computador seguro con un acceso que usted autorice. También trabaja con Gmail, Google Calendar y sus hojas de cálculo, y recibe lo que usted o sus clientes le envíen por WhatsApp.
Las acciones importantes pueden requerir su aprobación antes de ejecutarse. Para una firma contable, vale la pena que cada correo o mensaje masivo pase por usted las primeras semanas. Encuentra más ideas de primeras tareas en las 10 primeras tareas para su empleado de IA.
Cuánto cuesta frente a contratar
El plan Inicial vale $875.000 al mes por 40 horas de trabajo a la semana, el equivalente a medio salario mínimo. El Empresa, $1.750.000 al mes por 80 horas. La instalación es de $800.000 una vez, con cuatro sesiones por Zoom. Hay garantía de devolución durante 30 días.
Un auxiliar contable con salario mínimo cuesta aproximadamente $2.900.000 al mes con prestaciones. En temporada de renta, el costo de contratar y entrenar a alguien temporal suele ser alto. Para la parte de honorarios y facturas, lea IA para cobrar cartera y enviar facturas. Si quiere ver cómo quedaría con su cartera de clientes, agende una demo de 20 minutos.
Para llevar
La parte más lenta de la contabilidad es perseguir documentos y recordar fechas. Un empleado de IA se encarga de esa persecución amable, y usted vuelve al trabajo que solo un contador puede firmar.
Preguntas frecuentes
¿Un empleado de IA presenta las declaraciones ante la DIAN?
No. Recoge y ordena documentos, recuerda fechas y avisa lo que falta, pero la preparación, la firma y la presentación quedan a cargo del contador. Tampoco hace facturación electrónica por usted.
¿Cómo sabe las fechas límite de cada cliente?
Usted le indica las obligaciones de cada cliente y las fechas del calendario tributario vigente, y él programa los recordatorios. Es recomendable verificar las fechas con la norma oficial cada año, porque el calendario cambia.
¿Es seguro enviarle documentos de mis clientes?
Los datos viajan y se guardan cifrados, el acceso es por roles y queda registrado, no se venden ni se usan para publicidad y usted puede exportar todo. Revise más en la guía de seguridad de datos para pymes.
¿Puede responder a mis clientes por mí?
Puede responder lo rutinario, como qué documentos faltan o cuándo vence algo. Las preguntas de criterio tributario o contable las pasa a usted con el contexto del caso.