Respuesta corta
Un empleado de IA ayuda a cobrar cartera enviando facturas a tiempo, recordando los vencimientos con un tono amable, compartiendo el enlace de pago y avisándole quién sigue sin pagar para que usted llame. No emite la factura electrónica ante la DIAN ni negocia acuerdos de pago: eso lo hace su sistema y usted.
Por qué la cartera se atrasa, aunque el cliente quiera pagar
En la mayoría de pymes la cartera no se atrasa por mala fe sino por silencio. La factura se envió por correo y se perdió entre cien mensajes. El cliente iba a pagar el viernes y se le olvidó. El dueño no quiere sonar pesado, y la persona de contabilidad está cerrando el mes. Pasan treinta días y el cobro se vuelve incómodo.
Un recordatorio puntual, en el momento exacto y con el enlace de pago a un clic, resuelve la mayor parte de estos casos. El problema es quién lo envía, todos los días, sin olvidarse de nadie y sin sonar molesto.
Qué hace un empleado de IA en el ciclo de cobro
| Momento | Qué hace Oraculo | Quién decide |
|---|---|---|
| Al emitir la factura | La envía por WhatsApp o correo al contacto correcto, con el valor, la fecha límite y la forma de pago | Usted define el formato y el contacto |
| Unos días antes del vencimiento | Recordatorio breve y cordial | Usted define cuántos días antes |
| El día que vence | Mensaje con el enlace de pago o los datos de Nequi, Daviplata o transferencia | Usted define los medios |
| Pasados 7 a 15 días | Segundo recordatorio, más directo, preguntando si hay algún inconveniente | Usted define el tono |
| Pasados 30 días o más | No sigue escribiendo: le pasa a usted la lista con valores y antigüedad | Usted llama y negocia |
| Cuando el cliente paga | Registra el pago (si tiene su sistema conectado), agradece y detiene los recordatorios | Usted solo revisa |
Importante: la factura electrónica ante la DIAN sigue emitiéndose desde su sistema de facturación. Oraculo no la genera; envía y hace seguimiento a lo que su sistema ya emitió. Si usa Siigo o Alegra, puede conectarse a ellos para leer las facturas vencidas.
Un ejemplo de instrucción
Con esa sola instrucción, cada lunes Oraculo hace lo que usted haría si tuviera una hora libre: revisa, escribe, y le deja la parte difícil a usted. Los clientes que usted excluyó nunca reciben mensajes. Para aprender a escribir instrucciones así, lea cómo delegar tareas a un empleado de IA.
Cobrar sin dañar la relación
- Tono primero. Un «¿le ayudamos con el enlace de pago?» cobra más que un «su factura está vencida».
- Respete horarios. No escriba a las 10 p. m. ni los domingos. Si cobra a personas naturales, revise con su abogado si le aplica la Ley 2300 de 2023, que limita horarios y frecuencia de contacto en el cobro, y configure esos límites.
- Una sola voz. Los recordatorios salen del mismo número y con el mismo nombre, para que el cliente reconozca de quién vienen.
- Excepciones listas. Clientes grandes, aliados, casos en disputa o con pagos pactados no deben recibir recordatorios automáticos.
- Siempre una salida. Si el cliente responde «no puedo pagar ahora», Oraculo no insiste: lo pasa a usted con el mensaje.
Dónde se queda la responsabilidad
El cobro involucra dinero y relaciones, por eso hay cosas que no se delegan: negociar plazos, aceptar abonos parciales, perdonar intereses, tomar acciones jurídicas o suspender un servicio. Oraculo puede preparar el caso, con el historial del cliente y los valores, pero la decisión es suya.
Y como las acciones importantes pueden requerir su aprobación, puede pedir que cualquier mensaje a un cliente con valor alto salga solo después de que usted lo vea. Para estar tranquilo con los datos financieros, revise seguridad de datos con IA para pymes.
Cuánto cuesta frente a una persona de cartera
El plan Inicial de Oraculo cuesta $875.000 al mes por 40 horas de trabajo a la semana; el Empresa, $1.750.000 por 80 horas. La instalación vale $800.000, con cuatro sesiones por Zoom, y hay 30 días de garantía. Los recordatorios por WhatsApp se hacen dentro de esas horas; las llamadas salientes valen $300 por minuto.
Una auxiliar de cartera con salario mínimo cuesta aproximadamente $2.900.000 al mes con prestaciones. Muchas pymes no tienen a nadie dedicado a esto, y ahí es donde un empleado de IA se paga con las facturas que antes quedaban olvidadas. Si quiere ver cómo quedaría con sus cuentas, agende una demo de 20 minutos. También le puede servir el seguimiento a clientes potenciales, que usa la misma lógica.
Para llevar
Muchas facturas se pagan tarde solo porque nadie las recuerda. Un empleado de IA recuerda con buen tono y a tiempo, y usted queda libre para las conversaciones difíciles.
Preguntas frecuentes
¿La IA emite la factura electrónica?
No. La factura electrónica sigue emitiéndose desde su sistema de facturación ante la DIAN. Oraculo envía la factura ya emitida, hace seguimiento a los pagos pendientes y comparte el enlace de pago.
¿Puede cobrar por WhatsApp?
Puede enviar recordatorios y enlaces de pago por WhatsApp y correo, con el tono y la frecuencia que usted defina. Los acuerdos de pago, abonos y descuentos los decide usted.
¿Y si el cliente responde molesto?
Oraculo no discute. Responde con respeto, deja de enviar recordatorios a esa persona y le pasa la conversación para que usted la atienda directamente.
¿Se conecta a Siigo o Alegra?
Puede trabajar con ellas para leer facturas y estados de cuenta, si tienen API o inicio de sesión con acceso autorizado. En la instalación se define qué se conecta y qué permisos tiene.
¿Puede cobrar a todos por igual?
Puede segmentar: distinto mensaje para clientes nuevos, antiguos o grandes, y excluir a quienes usted indique. Cada regla se la explica usted una vez y queda guardada.