Respuesta corta
Una recepcionista virtual con IA contesta las llamadas y los mensajes de su negocio a cualquier hora, resuelve las preguntas comunes, agenda citas en su calendario y le pasa a una persona lo que requiere criterio. No reemplaza el trato en persona. Con Oraculo cuesta desde $875.000 al mes, más $300 por minuto de llamada.
Qué es y qué no es una recepcionista virtual
Es un servicio que contesta por usted: el teléfono de la empresa, el WhatsApp, el correo. No es el menú de «marque 1 para ventas, marque 2 para soporte» que todos detestamos. Habla con la persona, entiende lo que pide y hace algo con eso: responde, agenda, toma un recado con los datos completos o transfiere.
Tampoco es una recepcionista de carne y hueso. No saluda a quien entra a la oficina ni recibe un paquete. Sirve para negocios donde la recepción real es los mensajes y las llamadas, que en Colombia son la mayoría de las pymes.
Qué hace en un día normal
- Contesta llamadas. Responde en el nombre de su empresa, resuelve la pregunta o toma el mensaje. También hace llamadas salientes, por ejemplo para confirmar citas.
- Responde WhatsApp. Es hoy el canal principal del cliente colombiano, y la recepcionista virtual contesta por ahí a cualquier hora. Vea agente de IA para WhatsApp Business.
- Agenda. Mira su calendario, ofrece horarios libres, confirma y recuerda la cita.
- Toma recados con datos completos. Nombre, teléfono, motivo y urgencia, no un papelito que dice «llamó un señor».
- Filtra. Distingue una consulta de precio de un cliente molesto o de una urgencia, y los trata distinto.
Todo queda registrado: quién escribió, qué se le respondió y qué quedó pendiente. Al día siguiente usted recibe un resumen por WhatsApp.
Cuándo conviene y cuándo no
| Su situación | ¿Conviene una recepcionista virtual? | Por qué |
|---|---|---|
| Pierde llamadas mientras atiende clientes | Sí | Cada llamada perdida es un cliente que prueba con otro |
| Recibe mensajes de noche y fines de semana | Sí | Contesta cuando su equipo no puede |
| Tiene una sola persona haciendo recepción y ventas | Sí | Libera tiempo de quien vende |
| Su negocio depende de recibir gente en una sala de espera | En parte | Cubre llamadas y chat; el trato en persona sigue siendo humano |
| Todas sus llamadas son casos complejos o sensibles | Poco | Necesita conversación humana desde el principio |
Un ejemplo con una clínica dental pequeña
Imagine un consultorio odontológico con dos odontólogos y una auxiliar. La auxiliar atiende pacientes y no alcanza a contestar el teléfono. Usted le escribe a Oraculo, que hace de recepcionista virtual:
Desde ese momento, quien llama a las 7 de la noche encuentra a alguien que lo atiende, agenda su valoración para el jueves, le envía la dirección y le recuerda el miércoles. La llamada de dolor fuerte le llega a usted. Si su práctica maneja información clínica de pacientes, existe PhiClaw, la versión de la misma tecnología pensada para consultorios médicos.
Lo que conviene dejar en manos de una persona
- Conversaciones emocionales o de crisis. Quejas serias, malas noticias, personas angustiadas.
- Decisiones de excepción. Descuentos, devoluciones fuera de política, saltarse una regla.
- Temas médicos, legales o financieros que requieren criterio profesional.
- Todo lo que usted quiera aprobar primero. Puede pedir que ciertos mensajes esperen su visto bueno.
Cuánto cuesta frente a contratar una persona
Un recepcionista con salario mínimo en 2026 cuesta alrededor de $2.900.000 al mes para la empresa, contando prestaciones (cifra aproximada), y cubre un turno. El plan Inicial de Oraculo cuesta $875.000 al mes por 40 horas de trabajo a la semana; el plan Empresa, $1.750.000 al mes por 80 horas, es decir, dos jornadas completas por el valor de un salario mínimo, sin prestaciones ni incapacidades. Las llamadas se cobran a $300 por minuto. La instalación cuesta $800.000 una sola vez, con cuatro sesiones por Zoom con un ingeniero, y hay garantía de devolución de 30 días. La comparación completa está en empleado de IA vs contratar un empleado con salario mínimo.
Si quiere escuchar cómo contestaría las llamadas de su negocio, reserve una demo de 20 minutos. Y si desea sumar la atención por chat a toda hora, lea cómo responder clientes por WhatsApp 24/7.
Para llevar
Una recepcionista virtual con IA evita que se pierdan llamadas y mensajes cuando su equipo está ocupado o dormido, y deja a las personas lo que requiere criterio y trato humano.
Preguntas frecuentes
¿Suena a robot?
Habla de manera natural y conversa, no lee un menú. Aun así, lo recomendable es presentarse como el asistente de la empresa, para que el cliente sepa con quién habla y pueda pedir una persona.
¿Puede transferir la llamada a un humano?
Sí. Usted define cuándo (urgencia, queja, un cliente específico) y a quién. Si nadie contesta, toma el recado con los datos completos y le avisa por WhatsApp.
¿Atiende fuera de horario y festivos?
Sí, a cualquier hora y todos los días. Usted define qué información da fuera de horario y qué se queda para que lo vea su equipo al día siguiente.
¿Sirve para una empresa de dos o tres personas?
Sí, es donde más se nota. Quien vende o atiende deja de contestar el teléfono, y los clientes dejan de caer al buzón de voz.
¿Cuánto cuestan las llamadas?
Las llamadas se cobran a $300 por minuto, aparte del plan. Los mensajes por WhatsApp, correo y el resto del trabajo se cuentan dentro de las horas del plan.